PIF (Project Initiation Form)とは

PIFの概要

PIF (Project Initiation Form)は、プロジェクトの開始時に作成される重要な文書です。プロジェクトの目的、範囲、スケジュール、リソース、リスクなどの情報を明確にし、関係者間での合意を形成するために用いられます。この文書は、プロジェクト管理における基盤として機能し、プロジェクトの成功に大きく寄与します。

PIFの目的

1. プロジェクトの方向性を明確化

PIFは、プロジェクトの背景や目的を記載し、関係者全員が同じ認識を持てるようにします。この文書によって、目指すべき成果や期待される価値が共有されます。

2. ステークホルダーの承認を得る

プロジェクトの開始にあたって、ステークホルダーからの正式な承認を得るための基盤として使用されます。これにより、プロジェクトの正当性と必要性を保証します。

3. 管理基盤の構築

プロジェクトの進行に必要なリソース、期間、予算、リスクを文書化することで、プロジェクト管理の基盤を形成します。

PIFに含まれる主な要素

1. プロジェクトの背景と目的

プロジェクトが生まれた経緯や背景を説明し、具体的な目標を記載します。これにより、プロジェクトの意義を関係者に伝えます。

2. プロジェクト範囲

プロジェクトで何を行うか（スコープ）と、行わないこと（スコープ外）を明確化します。これにより、プロジェクトの過剰な拡大（スコープ・クリープ）を防ぎます。

3. スケジュールとマイルストーン

プロジェクトの主なスケジュールや重要なマイルストーンを記載します。これにより、全体の進行状況が把握しやすくなります。

4. リソースと予算

プロジェクトに必要な人的リソース、技術、設備、予算について具体的に記載します。これにより、必要な資源の確保がスムーズに進みます。

5. リスクと課題

予想されるリスクや課題を事前に洗い出し、対応策を記載します。これにより、プロジェクトの進行中に起こり得る問題への対応準備が整います。

6. 承認者と責任者

プロジェクトの主要な関係者（プロジェクトオーナー、マネージャー、チームメンバー）や承認者の名前と役割を明記します。

PIFの作成プロセス

1. 情報収集

関係者からのヒアリングや過去のデータ分析を通じて、プロジェクトに関する情報を収集します。

2. ドキュメント作成

収集した情報をもとに、PIFを作成します。この際、文書が簡潔でわかりやすいことを心がけます。

3. ステークホルダーと共有

PIFを関係者に共有し、意見やフィードバックを収集します。

4. 承認

最終版を関係者に提出し、承認を得ます。この段階で、プロジェクトの正式な開始が認められます。

PIFを活用するメリット

• プロジェクトの目標と範囲が明確化されるため、関係者間の認識のずれが減少します
• 計画的なリスク管理が可能になり、プロジェクトの成功率が向上します
• 責任分担が明確化されるため、効率的なプロジェクト進行が実現します

PIF作成時の注意点

• 曖昧な表現を避けることが重要です
• 必要以上に詳細な内容を盛り込まず、適切な情報量を心がけます
• 継続的に見直しや更新が行えるフォーマットで作成します

PIFの例（図）

以下は簡易的なPIFの例です。

項目	内容
プロジェクト名	新製品の市場調査
背景と目的	新規市場参入のための調査
範囲	主要競合5社の分析
スケジュール	2024年1月〜3月
リソースと予算	予算500万円、5名のチーム
リスクと課題	データ不足の可能性
承認者	田中太郎（部長）